التخطيط ركيزة نجاح العمل..... اعداد عميد/منذر المحتسب

التخطيط  ركيزة  نجاح العمل

اعداد : عميد منذر المحتسب

 من الأساسيات العلمية لبدء أي عمل أو نشاط في مؤسسة أو فريق ما أن يتم تخطيطه من ألفه الى يائه، إذ يعتبر التخطيط وظيفته الإدارية الأولى وله الأولوية على الوظائف الإدارية الأخرى من تنظيم و توجيه و رقابة لان هذه الوظائف يجب أن تلحق بعملية التخطيط ، حيث أن المدير ينظم  ويوجه ويراقب لكي يضمن تحقيق الأهداف طبقا للخطط الموضوعة.

ولا بد من العمل وفق المفاهيم الحديثة على مبدأ التخطيط في بدايات أي مشروع أو برنامج يتم  تصميمه، حيث يمثل العمل وفق التخطيط عملا مثمرا ومنتجا، وبذلك يتم تنظيم أفكار التخطيط لأجل وضعها موضع التنفيذ، ولان منظومة العمل السائد في مؤسسات دولة فلسطين هي منظومة عمل مقتبسة أو مستنسخة تنفذها كوادر تعمل وفق خبرات وكفاءات على آليات سائدة في تجارب أخرى.

إن الحاجة أصبحت ملحة ومثمرة في اتجاه تحسين الأداء والإنتاج والخدمات سيراً بالعمل نحو الأفضل، ومأسسة الخدمات وتطويرها حتى يتم بذلك الوصول الى أفضل الأشكال وتطبيقا للنزاهة والشفافية في داخل المؤسسات المختلفة في دولة فلسطين.

تعريف التخطيط:

يعرف التخطيط بأنه الوظيفة الأولى للإدارة والتي تتقدم على الوظائف الأخرى في العمل الإداري، حيث تقوم على رؤية مستقبلية في تنفيذ أفضل، والبحث عن أفضل البدائل في إجراءات العمل للمؤسسة ككل و لكل قسم من أقسامها.

وقد عرف ايضا انه صياغة قرارات وسبل لتحديد اتجاه العمل والنشاط لمرحلة زمنية قادمة محددة حسب مجال العمل والمشاريع الملحة لمصلحة سير اتجاهات العمل المستقبلية، مع معرفة الوضع الراهن للمؤسسة او المنشأة والى أين تريد هذه المؤسسة الوصول وكيفية الوصول لما ترسمه من آفاق وتوجهات.

كما أن هناك تفسيرات للتخطيط بأنه الأسلوب العلمي الذي يتضمن حصر الموارد البشرية والمادية واستخدامها أفضل استخدام بطريقة علمية وعملية وإنسانية للنهوض بمستوى العمل وسد احتياجات المؤسسة، بذلك يتضح من هذا التعريف أن التخطيط هو أسلوب علمي يتم على أساس استهلاك الموارد اللازمة لعملية الإنتاج وتنظيم الموارد البشرية والمالية واستخدامها بأحسن الطرق وذلك عن طريق وضع خطة شاملة.

أهمية التخطيط

قد يتم الجزم بأن أهمية التخطيط تأتي من طبيعة العمل أو المشروع المزمع القيام به وهو أمر لا لبس فيه ولكن أهميته أيضا تنبع من أنه عملية أساسية وأصيلة، وهو الأمر البديهي في جميع الحالات، فالأهمية تأتي بمجرد أن تتولد فكرة النشاط او المشروع، لان الخطة تأتي على معالجة كل الحالات والتفاصيل من محددات ومدخلات للأنشطة وجدولها الزمني ومخاطرها وجودتها وتكاليفها ومدى تقدم هذه الأنشطة عبر حزم الأنشطة بالربط بسقف أعلى لها، وتعتبر عملية الرقابة وتنظيمها والتحقق من الأهداف والجودة وضبطها من أولى عناصر أهمية التخطيط، وهو يؤدي الى سهولة الاتصال والتعامل مع جميع أصحاب العلاقة، كما تؤدي عملية التخطيط الى البعد عن الارتجال والتخبط وبالتالي يتم تجنب المخاطر أو زيادة النفقات أو إهدار الوقت في خطوات ارتجالية لا تصب في مصلحة المؤسسة.

ولعل عملية التخطيط تساعد المخَطِط في التكهن ببعض التوقعات أو العقبات وهي التنبؤ بالمتغيرات التي قد تطرأ على مسار العمل وبالتالي تحديد وسائل لتطويقها ،أي معالجتها، وهو الأمر الذي يحد من المخاطر التي تحدث عادة في أي مشروع أو برنامج أنشطة.

التخطيط يرتبط حكما بهيكل العمل والتراتب الوظيفي حال القيام به وبالأهداف التي ترسمها أي مؤسسة لأنها تسعى الى تطبيقها، وهو في نفس الوقت يحدد آليات التنفيذ ويحدد السقف الزمني ويحدد معايير الجودة في الأداء، ويبرز التخطيط كل المعنيين في التنفيذ من طواقم أو لجان، كما أن التخطيط يتعرض لعمليات مراجعة وتقييم وتعديل لبعض البنود ولذلك قد يستغرق وضع الخطة مزيدا مضاعفا من الزمن المقدر للخطة لأن بروز بعض العقبات والمشاكل سيحتاج من فريق التخطيط الى البحث بمسارات حرجة ضمن النطاق عن توفيق علمي منهجي لكيفية تخطي المشاكل وبالتالي استدراك الوقت اللازم لصدور الخطة، وتحتاج عملية التخطيط في نهايتها الى المصادقة من قبل الجهات المسؤولة عن المشروع او البرنامج حتى تصبح المرجع الرئيسي لطواقم العمل أو فرق الأداء.

إن الجهات التي تفيد وتستفيد في دولة فلسطين من عملية التخطيط هي الوزارات بفروعها ،والفروع المدنية والأمنية ، والمؤسسات المختلفة والمختصة بالعمل القضائي والمالي ، والهيئات ولجان التخطيط  المختلفة ، وذلك بهدف إحداث تقدم نوعي في عمل جميع المؤسسات ومنها المؤسسة الأمنية من حيث الأداء الإداري والقانوني وتكنولوجيا المعلومات ومجالات التنافس في العمل وتقنيات تنفيذه ،  وفي البحوث والدورات التدريبية والابتكارات إن وجدت.

فاعلية التخطيط 

إن القدرة على وضع خطة علمية دقيقة تتطلب الإلمام بالمشاريع او البرامج وتطبيق الآليات المقرة كبرنامج لإدارة أو مؤسسة ما ،ولأجل أن يتم التخطيط يتوجب أن يحتوي على الآتي :

1 - استشراف المستقبل و التنبؤ باتجاهاته بالاستناد الى معطيات الحاضر و الماضي.

2 - احتكامها للأسلوب العلمي الذي يستخدم وسائل ونماذج اقتصادية وإحصائية (الإحصاءات و البيانات الدقيقة).

3 - الحرص على عملية التكامل في وضع الخطة مما يؤدي الى خطة متزنة وسهلة التطبيق.

4 -لأجل التخطيط العلمي والمناسب فان الربط بين مكونات المؤسسة هو أسمى هدف لهذه الخطة بمجموعة التدابير المعتمدة والموجهة بمجموعة من القرارات والإجراءات الكفيلة بتحقيق الأهداف المرجوة.

5 - الاختيار بين البدائل بما يسمح بتجنب التناقض بين الأهداف و الوسائل.

6 - استخدام الموارد الطبيعية و البشرية و الفنية  بشكل أمثل وإلى أقصى حد ممكن.

7  - الاتسام بالواقعية و الشمول و التنسيق و المرونة و الاستمرارية.

8 - تبين من بعض المحاضرات والدراسات أن التخطيط المتقن يقود الى التطبيق المتقن.

المعايير الواقعية لتنفيذ خطة:

أ) وجود خطة يعني وضع التخطيط في صورة برنامج محدد المعالم والآجال، برؤية واضحة. 

ب) دراسة بيئة العمل التي ستطبق فيها الخطة .

ت) تحديد متطلبات واحتياجات العمل الذي ستعالجه الخطة.

ث) المعرفة بالمهارات الأساسية التي يتطلبها إتمام خطة العمل.

ج) وجود أهداف ورؤيا واضحة للمشروع أو البرنامج.

ح)السيطرة على الخطة وكيفية سيرها بإخضاعها للتطبيق.

العلاقة بين الخطة ونطاق العمل

يبحث التفكير العلمي في إيجاد نمط علمي متقدم في إحكام العلاقة بين عدة معالم لإتمام خطة عمل لأي مشروع أو برنامج عبر دراسة القيود على المشروع ونطاقه والزمن الذي يلزمه والتكاليف المناسبة له، ببدء صياغة نطاق للمشروع وهو المحدد لكل ما فيه من مدخلات ومخرجات لها مواصفات محددة تحقق المشروع.

 فالخطة أن تغافلت عن هذه النقاط ستكون فاشلة وغير دقيقة، ولن تستطيع مواكبة الأنشطة  لدى بدءها بسبب ظهور مفاجآت لم تحسب ضمن القيود أو المخاطر التي يتطلب من المخَطِط ان يحرص على تجنها عند وضعه للخطة وان لم يذكرها بالاسم.

فالخطة ممكن أن تصنف بابا خاصا للتعديلات وبابا آخر لبدائل معينة في إطارها العام حتى تكون شاملة ومرنة في وهي التي تحكمها عمليات التقييم والتحكم والمراقبة لكافة جوانب أنشطة البرنامج أو المشروع المعدة.

ويتم التخطيط عبر مراحل زمنية مختلفة  قصيرة المدى وبعيدة المدى ومتوسطة المدى ، كما أن التخطيط  قد يتم عبر الكفاءة والفاعلية  ونطاق التأثير ، وهناك تخطيط قد يتم عبر أداءات أو وظائف معينة  حسب الفرع  مثلا المالي الإداري أو الإنتاجي.

من اجل طرق باب العمل المباشر فان العمل هذا يبدأ بمراعاة للجودة في الأداء بهمة المجموع نحو التطوير  وليس الالتفاف ضمن ذات الدائرة التي تؤدي الى ملل وروتين يحبطان من روح الإبداع والتنشيط والمثابرة والمبادرة التي تحتوي على أنشطة غير متوقعة وغير مرسوم لها .

خلاصة:

 - يتبع التخطيط لأجل إحداث تقدم نوعي تطويري في عمل المؤسسة الأمنية من حيث الأداء الإداري والقانوني والإعلامي والعملياتي وتكنولوجيا المعلومات.

- كما يتبع التخطيط للاستفادة من مجالات التنافس في البحوث والابتكارات، والتقدم بالخطة نحو حيز التنفيذ الدقيق لبنودها وإلا لمَ وضعت وتم تكليف فريق علمي لوضعها، فمعنى الخطة هو التنفيذ وليس التلكؤ أو إلقاءها على الرف (الإهمال).

-قد توجد فرص للحديث عن أفكار تتطلب لقاءات نقاش واستيضاح وعصف ذهني حتى تستعرض هذه الخطة بالدراسة، مما يعني عمليات تنسيق موسعة مع الجهات المخولة وأصحاب العلاقة في تنفيذ الخطة.

- إن المشاركة في تحديد الحاجات المهنية من البرامج المتنوعة هو بالتأكيد من صلب عمل فريق مهني كفؤ طالما كان هناك فرصة للإفادة منها.

-ان أهم معيار لنجاح الخطة هو تطبيقها بكافة المعايير بمعنى السيطرة عليها والتحكم في آلياتها.

- تحتوى هذه الورقة على نظرة علمية مبسطة لمفهوم التخطيط لأي منظومة عمل بحزمة من الأنشطة التي قد تدرج في إطار برنامج داخلي لأي مؤسسة أو مجموعة من المؤسسات في صلب موضوع واضح ومحدد في مجالات عملها مثل عملية التأهيل للكادر في جانب الادارة والقيادة أو التأهيل المهني في المجالات التكنولوجية للكادر سعيا للتطوير والتقدم بما يواكب المستجدات والأحداث الطارئة من جميع الأطراف المحيطة بدولة فلسطين.

إن المفاهيم المتعددة والمتشعبة للنظريات العلمية حول التخطيط لا يتسع هنا المجال لحصرها في هذه الدراسة ولكن ما تم هنا هو محاولة لإبراز جدوى التخطيط وحاجة الجميع اليه مؤسسات وهيئات ولجان متخصصة وفي كل الازمنة.